Med en effektkarta anpassar du ett projekt efter förbättringen du vill uppnå. Den hjälper dig att ta fram syftet med förbättringen, målgruppen och vad som behövs göras för att användarna ska uppleva förbättringen.

När du gör ett webbprojekt eller kravställer ett IT-projekt är det viktigt att du verkligen får det resultat du har tänkt dig. Många projekt misslyckas för att man inte har tänkt igenom vad man menar med förbättring, vilka effekter som ska uppnås, för vilka och hur. Ett sätt att komma tillrätta med detta är att använda en effektkarta.

Effekten sker först när någon använder produkten

En effektkarta bygger på tanken att det är först när en människa använder produkten som effekten uppstår. Produkten i sig kan aldrig göra förbättringen. Därför måste man anpassa produkten så att den blir använd på det sätt som leder till förbättring. Effektkartan är ett hjälpmedel för att få fram vilka åtgärder du behöver genomföra för att uppnå den förbättring du vill ha.

1. Ta fram syftet

Högst upp står syftet med hela projektet. Syftet är den förändring eller förbättring du vill skapa och svarar på frågan: varför vi ska bygga denna produkt? Vilka effekter ska produkten ge när den används? Två kärnfulla meningar räcker. Vi tar ett exempel. Vi är en kommun och skriver ner följande syfte: att effektivisera kommunikationen mellan kommun och invånare för att avlasta kommunens anställda och låta kommuninvånarna få mer insyn i sina ärenden.

2. Ta fram målgrupper och bestäm vilka som är prioriterade

Efter att ha fastställt syftet så måste vi hitta våra målgrupper. Vilka är det som förväntas skapa effekterna tillsammans med produkten? Fastna inte i kön, ålder, yrken eller liknande. Om det är en webbplats eller ett IT-system du ska bygga ska du definiera målgrupperna efter deras användningsmönster, det vill säga i vilken situation kommer de använda produkten? Till vad? Hur ofta?

I vårt exempel med kommunen kommer vi fram till att vi har flera målgrupper. Vi har utföraren, den som vill kunna gå in på webben och söka sitt bygglov eller sin dagisplats. Vi har aktivitetssökaren, den som går in för att se vad som är på gång. Slutligen har vi informationssökaren, den som vill veta mer om hur det fungerar kring att bygga eget avlopp eller välja gymnasieskola.

Vi ska nu prioritera våra målgrupper. Om vårt syfte är att avlasta de anställda och ge invånarna mer makt och insyn så blir utföraren den viktigaste målgruppen. Utföraren är den som har mest kontakt med kommunen och där eventuella missförstånd tar lång tid och blir kostsamma för båda parter. Aktivitetssökaren brukar förmodligen sällan ringa och kan också hitta information i lokalbladet. Därför blir det den minst prioriterade målgruppen. Eftersom mycket information som gäller för vår kommun även finns på olika myndigheters webbplatser, till exempel hos MSB eller Socialstyrelsen så prioriterar vi även ned målgruppen informationssökaren. Vår rangordning ser alltså ut som följer:

1. Utföraren

2. Informationssökaren

3. Aktivitetssökaren

3. Ta fram användningsmålen och dess mätpunkter

Nästa steg är att ta fram användningsmålet. Vad behöver hända för att användarna ska kunna uppnå de effekter vi vill nå? Varje målgrupp kommer ha minst ett användningsmål. Utföraren kan till exempel ha målet att söka olika typer av tillstånd direkt på hemsidan.

Alla mål måste vara mätbara, så att man efteråt kan se om man har uppnått dem. Det mäts med hjälp av mätpunkter, som ska bestå av en parameter, ett mätetal och sättet att mäta. En parameter är det man mäter, till exempel om kommunikationen har underlättats. Ett mätetal kan vara antal samtal till kundtjänst och sättet att mäta kan vara ett automatiskt program eller att telefonisterna får räkna varje samtal och föra in i ett dokument.

4. Ta fram åtgärder

Nu har du kommit fram till sista steget, att ta fram vad det är du ska göra egentligen. Vilka åtgärder ska du vidta för att nå användningsmålen? Om användarna behöver kunna söka tillstånd på nätet så är lämpliga åtgärder att skapa e-tjänster för de olika tillstånden, och kanske att skapa guider så att invånarna förstår hur de ska använda e-tjänsterna.

Vår effektkarta för kommunen blir alltså så här:

Syfte: att effektivisera kommunikationen mellan kommun och invånare för att kunna avlasta kommunens anställda och låta kommuninvånarna få mer makt och insyn i deras egna ärenden.

Målgrupp: Utföraren, jämföraren, informationssamlaren och aktivitetssökaren.

Användarmål för målgrupp utföraren: 1) Kunna söka tillstånd på kommunens webbplats

Åtgärder för användarmål 1: E-tjänst för bygglov. Guide till hur man använder e-tjänsten.

Mätpunkter för användarmål 1: Parameter: kan utföraren utföra sina tjänster på nätet? Mätetal: hur många procent av ansökningarna sker via nätet? Sätt att mäta: räkna samman antalet bygglovsansökningar under två månader och se hur många som kom in digitalt och hur många som kom in manuellt.

Sammanfattningsvis så handlar effektstyrning om att titta på vilka effekter man vill uppnå, för vem och hur.

Kravställ för förbättring, inte bara förändring

En webbplats? Hur svårt kan det vara?

Not: Effekarta är en metod utvecklad av InUse.