Har du svårt för att övertygad beslutsfattare om vilka resurser du behöver för att driva ditt webbprojekt? Ska allt ofta fram på alldeles för kort tid? Hör du ofta kommentarer som: En webbplats? Hur svårt kan det vara? Det kan ju till och med min tonåring snabbt fixa ihop. Förstår inte att det alltid ska bli så dyrt.

Det är inte helt lätt att förklara för någon som inte är insatt hur komplext ett webbprojekt faktiskt kan vara. Självklart kan det också vara jätteenkelt, så enkelt att till och med en sjuåring fixar det. Det beror ju helt och hållet på vad man vill ha. Vi brukar användas av en metafor för att enklare förklara komplexiteten. Vi drar paralleller om at bygga ett nytt hus. Det är skillnad på att bygga en friggebod och ett höghus, det förstår alla.

Vi ringer till en byggare och säger att vi vill köpa ett nytt hus och undrar vad det kostar. Lika många byggare som vi ringer till, lika många olika svar får vi. Priset kommer att variera på flera miljoner. Detta för att vi inte har berättat vad vi vill ha. Om vi vill ha ett jämförbart pris måste vi vara tydliga med vilken typ av hus vi vill ha. Om vi vill ha hjälp av byggaren att föreslå behöver vi berätta om hur vi ser på framtida hus. Vi måste berätta hur många människor som ska bo där, vad som är viktigt för de här människorna i sitt hus. Vi kanske också behöver komma ner på detaljer som hur många rum vi vill ha, hur många toaletter och vilken fasad och kanske till och med vilka vitvaror vi vill ha. Först när vi har börjat bli mer tydliga med vad vi vill ha, så finns det en möjlighet att vi kan jämföra olika prisförslag med varandra.

Att arbeta fram ett underlag för hur vårt hus ska fungera är ett arbete som tar tid, precis som med webbplatsen. Vi behöver involvera många människor så att allas önskemål kan lyftas. Vi kan sätta oss ner och göra en lång önskelista om havsutsikt, balkonger i alla väderstreck, pool och en egen spa- och träningsanläggning. Men vad händer när vi får offerter och då inser att det blir för dyrt? Vad ska vi välja bort? Hur ska vi veta att vi investerar i rätt sak? För att undvika detta problem tycker vi att ett projekt alltid ska börja med en effektkartläggning (en metod som ursprungligen utvecklats av InUse) där vi bestämmer vad vi vill ha ut av vårt hus. Vad ska vi göra där och vilka är det som ska vara där? Vad krävs för att dessa personer ska kunna göra det som de vill? Om vi gör arbetet rätt kanske vi kommer fram till att poolen till och med är viktigare än två toaletter. För att vi sätter fokus på målet/effekten vi vill uppnå med vårt nya hus och inte fokus på varje funktion.

När vi har vår målbild och våra en tydlig bild av vilka som ska bo där kan vi börja skissa på en planläggning av huset. Var ska köket ligga för att ha vara den optimala mötesplats som var så viktig för alla som ska bo i huset?

När vi har en målbild och skisser på vårt tänkta hus har alla byggare en mycket större möjlighet att hjälpa oss att förverkliga vår dröm. Ett problem när vi ska köpa tjänsterna för att bygga vårt hus är vi ofta inte helt klara med vad vi vill ha i alla detaljer. Vi har därför svårt att göra en komplett upphandling. Vi kan sätta en ungefärlig budget för vårt projekt, men få (seriösa) leverantörer är beredd att ge dig ett fast pris något som är oklart. Om du får ett fast pris, hur vet du egentligen vad du får för din investering? Blir det en toalett med eller utan kakel?

Vill vi ha ett fast pris på vårt kommande hus eller webb måste vi ställa alla krav innan vi gör upphandlingen. Då levererar vi en kravspecifikation till olika leverantörer där vi i detalj har beskrivet allt som vi vill ha i vårt hus. Allt från antal rum, tapeter, lister och handtag på dörrarna. Att sätta sig ner och ta alla dessa beslut är oerhört svårt och väldigt tidskrävande. Sannolikt kommer vi när vi ser rummet inse att den mörka tapet vi valt inte fungerar i detta rum. Vad gör vi då, när vi redan har bestämt att det ska vara så och fått ett pris på det?

Ska vi verkligen försöka oss på en kravspecifikation?

Så varför försöka göra alla beslut innan? Är det inte bättre att vi bestämmer vår budget, sätter upp de stora riktlinjerna och sedan fattar vi våra detaljbeslut under arbetets gång? Med hjälp av vår målbild har vi större möjlighet att hålla budget och deadline. Det som eventuellt får stryka på foten är att den tapet vi helst skulle vilja ha, blev något för dyr, så vi fick välja en billigare variant. Det är precis det som kallas för agil utveckling.

Ett bra sätt att jobba med det här är att göra en effektkarta med effektmål, målgrupp, användningsmål och åtgärder. Skapa skisser utifrån det och gör en budget för ditt projekt. Sätt ihop ett härligt gäng med duktiga utvecklare, designers och andra viktiga roller och se tillsammans till att ni får världens bästa webb!