Brukar ni skicka wordfiler eller skärmdumpar fram och tillbaka det är dags att lägga upp en ny sida? Gör inte det! Det finns nämligen bra verktyg för att underlätta arbetet.

På 7minds håller vi alltid ögonen öppna för nya tekniska lösningar och appar som gör livet lättare. En av våra senaste upptäckter är Gather Content, som vi tror att många av er som läser kan ha nytta av.

Vad är Gather Content?

GatherContent är ett webbaserat verktyg där flera olika personer tillsammans producerar texter. Verktyget ser ut ungefär som ett CMS, men med kommentarsfunktion och stöd för att skapa egna arbetsprocesser.

Varför gillar vi verktyget?

Som konsult måste vi ofta mejla Word-filer fram och tillbaka för att få kommentarer och faktagranskning från våra kunder. Ibland blir det onödigt krångligt att hålla koll på vilka texter som gått iväg och vilka som saknas. Texter försvinner eller ramlar mellan stolarna.

Med Gather Content har jag alltid

  • tillgång till aktuell struktur och sitemap,
  • aktuell version av texten till hands,
  • tillgång till alla kommentarer och tidigare versioner,
  • en tydlig överblick över hur arbetet fortskrider och
  • koll på var pucken ligger med en arbetsprocess som är lätt att följa.

Vem kan ha nytta av Gather Content?

Som med alla program och verktyg passar de olika bra för olika användare och i olika sammanhang. Gather Content passar då flera kockar ska krydda samma soppa – eller jobba med samma text i det här fallet. Som konsult tycker jag att verktyget är smidigt, särskilt då jag inte alltid kan vara på plats hos kunden.

Passar: Kommuner, stora företag eller andra verksamheter där många ska granska texterna, eller i projekt där teamet inte sitter tillsammans.

Passar inte: Små företag eller andra verksamheter där redaktören har stort eget ansvar för att innehållet är korrekt.

Hur funkar det?

Verktyget har fler användningsområden och funktioner än vad som får plats här, så jag kommer att beskriva de tre funktioner jag har haft användning av när jag skapar nya webbar tillsammans med kunder. Fler exempel (på engelska) finns på Gather Contents webbplats.

Skapa arbetsprocesser

Det första du gör är att skapa en arbetsprocess som passar just din organisation. Tänk igenom vem som behöver godkänna texten, och när i ledet. Behöver artikeln SEO-anpassas av någon annan än skribenten? Beställer ni texter från externa skribenter? Skriver handläggaren texter som kommunikatören webbanpassar och juristen granskar efteråt? Vem ska göra vad, och när?

Sedan skapar du en arbetsprocess i verktyget, där varje moment får ett namn och en egen färgkod. Du slutför ditt moment och ändrar status så att nästa person kan ta vid. Du kan också välja att skicka en notifiering till nästa person på tur. En enkel och bra process som jag skapade i mitt senaste projekt såg ut såhär:

  • Content manager (jag) lägger upp ett förslag på en text, med kommentarer för kunden att ta ställning till och ändrar status till ”Faktagranskning”
  • Produktägaren läser igenom texten, svarar på kommentarer och lägger till egna, och ändrar slutligen status till ”Efter granskning”.
  • Content manager bearbetar texten utifrån kommentarerna och ändrar status till ”För slutgiltigt godkännande”
  • Produktägaren godkänner och ändrar status till ”Godkänt för publicering”.

exempel på hur arbetsprocessen kan se ut

Bjud in alla inblandade, och gör gärna en testrunda med alla steg så ni vet att processen passar er innan ni börjar använda verktyget i full skala.

Skapa, redigera och kommentera texter

Nu är ni igång! Du kan arbeta direkt i verktyget, texten sparas hela tiden. Följ sedan processen som ni skapade i början. Kom ihåg att du kan skicka notifieringar till nästa person som ska göra något med texten.

Gränssnittet påminner om ett CMS, vilket gör verktyget intuitivt för den som är van att jobba med webb. Däremot kan det vara svårare för den som aldrig arbetat som redaktör. Kommentarsfunktionen är ganska lik den som finns i Word, vilket brukar fungera för de flesta. Du kan även ladda upp filer och lägga till flikar för till exempel metadata och taggar.

Struktur

Du lägger till sidor och undersidor precis som du skulle ha gjort när du bygger en sajt i ditt CMS. Du kan skapa mallar för olika sidtyper, eller lägga till olika element när du skapar sidan. Du kan också se en aktuell sitemap när du vill, med färgkoderna från din arbetsprocess så du vet hur mycket arbete som är gjort med varje undersida.

Hur en sitemap ser ut i Gather Content

Exempel på sitemap från Gather Content

Sammanfattning

Verktyget är enkelt och intuitivt för dig som är van att jobba digitalt och är öppen för nya saker. Dessutom är det praktiskt och användbart för dig som vill hålla koll på struktur och aktuella versioner av innehållet på din nya webb. Färgkodningen är smart, men det tar ett tag innan man lär sig vad varje färg står för. Kommentarsfunktionen är superenkel, men arbetsprocesserna behöver man tänka igenom rejält och testa ordentligt innan man börjar jobba. Sedan har du ett smidigt verktyg som underlättar innehållsarbetet.

Värt att tänka på är att verktyget kräver ett litet mått av teknisk grundkompetens, vilket kan skapa motstånd internt om till exempel Compliance-avdelningen inte är så digital av sig. I så fall bör man ha en ordentlig genomgång och en person tillgänglig för frågor, så att alla kommer igång på ett bra sätt.

Vill du klämma och känna själv, så kan du registrera ett konto och testa gratis i 30 dagar. Gather Content berättar mer på sin webbplats.

Gillar du också digitala verktyg?

Vi har förstås fler tjänster i vår digitala verktygslåda, här listar jag några av dem. Skriv gärna en kommentar och tipsa om ditt favoritverktyg!

Har ni problem med byråkratiska texter? Valideratext kan hjälpa dig att skriva bättre 

Har du redaktörsmanual som ingen använder, eftersom den ligger som pdf på intranätet? Få användardokumentationen på rätt plats med Skillo

Jobbar du i Episerver och undrar hur man skapar formulär? Se filmen med Marias mini-guide.