Webbredaktörens kamp mot pdf:erna

Som webbredaktör vet du att pdf:er inte sätter guldkant på webbplatsen. Men ack så svårt det är att hitta rätt argument när inkorgen fylls av kollegornas pdf:er som bara måste ut. Här får du ammunitionen du behöver i kampen mot pdf-filer istället för webbsidor.

Vi vet, det är svårt att ta diskussionen och komma på de där argumenten när man behöver dem. Här har du en färdig lista, bara att kopiera och klistra in med vändande mejl. Lycka till i kampen mot pdf:erna!

Vi läser inte likadant på skärm som på papper. Extra stor skillnad är det om vi läser på mobilen. Pdf:er är ofta formgivna för att se snygga ut i tryck, till exempel med kolumner eller olika fält, vilket gör de svårare att läsa på skärm. Din läsare kommer helt enkelt inte ta till sig budskapet lika effektivt.

En pdf ser alltid likadan ut, oavsett skärmstorlek. Det innebär att om läsaren har en liten skärm så blir hela pdf:en pytteliten och den måste ofta skrolla åt alla håll och kanter och superzooma för att kunna ta till hela dokumentet. Det gäller inte bara mobilskärm, även skärmen till en bärbar dator är för liten för att läsa pdf:er med till exempel spalter. En webbsida däremot är anpassad för att gå att zooma utan att texten hamnar utanför skärmen.

Beroende på enhet och webbläsare kan vår besökare hamna lite var som helst när den öppnar pdf:en. Det kan vara i samma fönster, annat fönster eller annat program. Extra svårt blir det för mobilanvändare, som inte lika enkelt kan växla mellan program.

Om besökaren hittar din pdf direkt på Google kommer den aldrig ens komma till vår webbplats. Den kommer direkt till ditt dokument, utan sammanhang eller kunskap om oss som avsändare. Det i sin tur kan leda till att den kanske inte förstår allt i dokumentet, eller förstår vilka vi är. Det gör det också svårare för besökaren att ta reda på mer, när den inte har vår webbplats att söka vidare på.  

Det är svårt att få bra statistik på pdf:er. Med rätt verktyg kan man spåra hur många gånger en pdf laddas ner, men inte vad som händer sen. Vi vet inte om någon har delat den med hela organisationen eller bara slängt den i papperskorgen. Vi kan heller inte följa hur mycket besökaren har läst eller vilka länkar den har klickat på. Det gör det svårt att veta vad besökarna tycker om innehållet.

Det är svårt att få pdf:er tillgängliga för alla. För det första brukar inte alla göra de tillgänglighetsanpassningar som behövs för att det ska gå att läsa med skärmläsare. Det gör att det kan vara svårt att tabba igenom dokumentet eller få texten uppläst i rätt ordning.

För det andra fungerar olika skärmläsare olika, så det som funkar i den ena funkar inte alltid i den andra. Och för det tredje så finns det faktiskt fortfarande personer som inte ens har programvara för att läsa pdf, och inte heller har möjlighet att ladda ner sådan programvara. Tillhör du offentlig sektor är det numera lag på att de ska vara tillgängliga, vilket gör problemet med pdf:er ännu större.

En del organisationer har ett bra system för dokument, men otroligt många intranät och externwebbar har flera versioner av samma dokument. Det innebär att besökare får svårt att hitta och kanske använder fel version. Det kan ge allvarliga konsekvenser inom verksamheter där processer och rutiner följer lagar, och den enskilda kanske av misstag bryter mot lagen för att den har fel version av rutinen.

Vi har alla varit där, markerat och kopierat ett långt stycke i en pdf, klistrat in i word och fått ett 20 sidor långt dokument med fyra bokstäver på varje rad. Du vet aldrig vilket behov din användare har av din pdf, så uteslut inte möjligheten att kopiera det. Man kan heller inte använda plugg in för webbläsare på pdf:er, till exempel Google translate. Dessutom kommer informationen i pdf:en inte skickas med i eventuella API:er.

Även om pdf:er syns i Googles sökmotor så är de svåra att hitta i internsöket. Interna sökmotorer kan inte alltid läsa texten, och det är inte alltid det finns tid eller ens möjlighet att skapa söktitel och träfftext. Det gör att det blir svårt för användaren att veta vad dokumentet handlar om och var de ska klicka

När man pratar om användbarhet brukar man prata om vikten av att minska antalet klick. Ju fler klick som krävs, desto högre tröskel hos användaren. Det innebär att du minskar chansen att få din information läst om du lägger texten i en pdf istället för på sidan.

Om du har gjort en länk från en sida till din webbplats till en annan sida på din webbplats, uppdateras länken automatiskt om du ändrar plats på målsidan. Det innebär att du kan flytta sidor utan att behöva leta upp alla länkar på sajten och ändra. Pdf:er saknar den funktionen. Flyttar du sidor måste du manuellt in i alla pdf:er som länkar till sidan och ändra länken. Något som är i princip omöjligt, eftersom ingen webbredaktör kan ha i huvudet vilka länkar som finns i dokumenten på webben.

Att jobba i Word ger stora möjligheter till egna beslut när det gäller typsnitt, storlek, färger med mera. Även om man har mallar. Har man ett bra publiceringssystem är det lättare att hålla den grafiska profilen och slipper udda former av olika dokumentmallar.

Pdf:er är problematiska ur många aspekter. En HTML-sida gör jobbet så mycket bättre.